jueves, 19 de mayo de 2011

XI. FONDO FIJO DE CAJA

11.1 CONCEPTO

El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa dispone para un uso espe­cífico como es el pago de gastos menores o de urgencias.

En las empresas se asigna, por lo general, el fondo fijo a una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del mismo.
 En resumen, se puede decir que el fondo fijo se inicia cuan­do a una persona se le asigna esa actividad y le entregan una cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo y por las necesidades de la empresa posiblemente debe ser am­pliado, reducido o cancelado.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.


En una empresa se puede crear un fondo fijo, que es lo más común, o varios según las necesidades. Supongamos que una empresa por su dimensión y sus ope­raciones necesita crear varios fondos fijos de caja y asigna una cantidad a una persona en cada uno de los departamentos de Administración, Ventas y Producción.

El fondo fijo de caja siempre debe presentar una cantidad fija, es decir, físicamente debe sumar en dinero o en compro­bantes el total de lo asignado para dicho fondo.

De hecho, en el fondo fijo sólo debe canjearse dinero en efectivo por comprobantes de gastos.

11.2 MECANISMO DE REEMBOLSO

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:

FONDO FIJO DE CAJA80.000 
BANCOS  80.000


Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

11.3 REGISTRO CONTABLE DE LOS REEMBOLSOS

Por la Constitución del fondo:

Cierto almacen en fecha 1º de marzo de 2008 entrega a su empleada Srta. Norma la suma de $1.000 para que maneje como caja chica y cubra algunos gastos menores. Para esto gira el cheque Nro. 85 del Banco Nacional de México.

El asiento inicial que se realiza es:

01-03-08
--  1  --



Caja Chica
1.000.00


Bancos
Banco Nacional de México

1.000.00

Registro por la apertura de caja chica bajo la responsabilidad del Srta. Norma




Por la reposición:

En fecha 15 de marzo de 2008 la responsable de caja chica presenta la siguiente relación para su correspondiente reembolso, por el que se emite el cheque Nº 757 del Banco Nacional de México.

RELACION DE GASTOS DE CAJA CHICA

DEL 1º AL 15 DE MARZO DE 2008


FECHA
Nro. FACT. O REC.
DETALLE
IMPORTE
CREDI-TO
FISC.
GASTO NETO
CODIGO DE CUENTA
4/03/2006
6/03/2006
7/03/2006
7/03/2006
7/03/2006
8/03/2006
8/03/2006
8/03/2006
9/03/2006
9/03/2006
9/03/2006

Fac.987
Rec.101
Rec.102 Fac.1152
Fac.0452
Fac.1230
Fac.2142
Fac.2452
Rec.103
Rec.104
Rec.105

Por compra material  escritorio
Por pasajes taxi
Por donación
Envió de correspondencia
Compra de Azúcar 1
Envió de correspondencia
Flete por compra de mercad.
Arreglo de vehículo
Por compra de periódicos
Por compra de pan, semana
Donaciones del día
TOTALES
100.00
50.00
30.00
15.00
90.00
40.00
150.00
120.00
20.00
30.00
    50.00
695.00
  
13.00
            -0-
            -0-
1.95
11.70
5.20
19.50
15.60
            -0-
            -0-
   -0-
66.95
87.00
50.00
30.00
13.05
78.30
34.80
130.50
104.40
20.00
30.00
    50.00
628.05

Material de escrit.
Transp.de persona
Donaciones y obs.
Correspondencias
Serv. De te y refri.
Correspondencias
Fletes s/compras
Mantenimiento V.
Periódicos
Serv.de té y refri.
Donaciones


                             Total Fondo Fijo                               1.000.00
                                     Total Gastos Efectuados                     695.00 
                                      SALDO A LA FECHA                     305.00

                                   ....................................                                     ................................
                                        Srta. Norma                                                               Vo.Bo.
                                   Responsable Caja Chica




15/03/06
--  2  --



Gastos de Administración
Material de Escritorio
Transporte de personal
Donaciones y obsequios
Correspondencias
Servicio de té
Fletes sobre compras
Mantenimiento de vehículos
Periódico
IVA acreditable

87.00
50.00
 80.00
47.85
 108.30
 130.50
 104.40
20.00
66.95


Bancos
Banco Nacional de México


695.00

Reg./ Por reposición de los gastos efectuados según rendición Nº...




En el supuesto caso de que la rendición fuera al cierre de gestión y no exista el reembolso, se corre el siguiente asiento:

15/03/06
--  2  --



Gastos de Administración
Material de Escritorio
Transporte de personal
Donaciones y obsequios
Correspondencias
Servicio de té
Fletes sobre compras
Mantenimiento de vehículos
Periódico
Iva acreditable

87.00
50.00
 80.00
47.85
 108.30
 130.50
 104.40
20.00
66.95


Caja Chica

695.00

Reg./ Por los gastos efectuados según rendición Nº...




Cuando se trata de cierre de gestión el saldo existente en poder del custodio o encargado de caja chica se debe depositar a la cuenta corriente bancaria de la empresa o hacer el ingreso a cuenta caja entregando el efectivo al responsable de la Caja General o de la Caja Mayor.

En el caso del ejemplo se deben efectuar el siguiente registro o con depósito al Banco.

15/03/06
--  x  --



Bancos
Banco Nacional de México

305.00


Caja Chica

305.00

Reg./ Por el depósito del saldo existente en caja chica por el custodio Srta. Nora Girón.




CAJA CHICA

1.000.00
695.00
305.00



1.000.00
1.000.00



No hay comentarios:

Publicar un comentario