martes, 17 de mayo de 2011

UNIDAD VI. CEDULAS Y GRAFICAS

El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una base de análisis para los supervisores y socios.
Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:
  • Facilitar la preparación del informe.
  • Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
  • Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado.
  • Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
  • Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados.
  • Servir de guía en revisiones subsecuentes.
  • Cumplir con las disposiciones legales.
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.
Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.
Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.


  1. CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:
Por su uso
  • Papeles de uso continuo.
  • Papeles de uso temporal. 
 Por su contenido
  • Hoja de trabajo.
  • Cédulas sumarias o de Resumen.
  • Cédulas de detalle o descriptivas.
  • Cédulas analíticas o de comprobación.
  1. Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
    De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.
  2. POR SU USO:


  1. POR SU CONTENIDO:
Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido esta más o menos definido.
Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o ejecución del trabajo. Entre estos están:
  • Planificación de auditoria
  • Hojas de trabajo
  • Cédulas sumarias o de resumen
  • Cédulas de detalle
  • Cédulas narrativas
  • Cédulas de hallazgos
  • Cédulas de notas
  • Cédulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que figuran:
  • Estados financieros
  • Conciliaciones bancarias
  • Manuales
  • Organigramas
  • Planes de trabajo
  • Programación de actividades
    • Informes de labores
Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al área auditada.  Algunos de estos son:
  • Confirmaciones de saldos
  • Interpretaciones auténticas y normativa publicada
  • Decretos de creación de unidades
  • Opiniones Jurídicas
  • Opiniones Técnicas
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
  • Tradicionales.
  • Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:
  • Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
  • Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.
Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.
    1. Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo.
      En la práctica la utilización de marcas de trabajo realizado es de lo más común y facilita por un lado la trascripción del trabajo que realiza el auditor ejecutante, y por otro la interpretación de dicho trabajo como el proceso de revisión por parte del supervisor.
      También en la práctica debido a que hay ciertos trabajos repetitivos de una manera constante se decide periódicamente establecer una marca estándar, es decir, una marca que signifique siempre lo mismo.
      La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas.
      MARCAS DE AUDITORIA 
      SIMBOLO
      SIGNIFICADO
      Ù
      Sumado (vertical y horizontal)
      Cumple con atributo clave de control
      £
      Cotejado contra libro mayor
      ?
      Cotejado contra libro auxiliar
      ¥
      Verificado físicamente
      »
      Cálculos matemáticos verificados
      W
      Comprobante de cheque examinado
      @
      Cotejado contra  fuente externa
      A-Z
      Nota explicativa
      N/A
      Procedimiento no aplicable
      H1-n
      Hallazgo de auditoria
      C/I1-n
      Hallazgo de control interno
      P/I
      Papel de trabajo proporcionado por la Institución

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