Diferentes modelos de Auditoria Administrativa
MODELO DE W. P. LEONARD
Indudablemente, uno de los precursores más importantes de la AA fue William P. Leonard, quien
publicó su trabajo por primera vez en Systems and Procedures: A Handbookfor Business and
huiustry, en 1959.1
Como punto de partida y para efecto de una mejor comprensión del modelo de Leonard,
transcribiremos lo que él considera como propósito de la AA: "El objetivo primordial de la AA
consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y
señalar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la más eficiente
administración de las operaciones."
El panorama que presenta Leonard es amplio y variado. En su obra todo esto lo resume en un
modelo de cuatro etapas; a) examen, b) evaluación, c) presentación, d) seguimiento. Además de la
identificación de los factores precisos que él considera deberán ser evaluados en la AA.
En la primera etapa de examen, identifica las posibles áreas que deben revisarse, a saber:
•
Una o más funciones específicas.•
Un departamento o grupo de departamentos. • Una división o grupo de divisiones.•
La empresa en su totalidad.3
En esta etapa también identifica los factores" precisos que deberán ser estudiados, a saber:
a) Planes y objetivos. Deberán revisarse y discutirse con la gerencia las condiciones actuales de
los planes y objetivos.
b) Estructura organizacional. Deberá estudiarse la estructura organizacional del área evaluada,
comparándola con el organigrama (si es que existe) y asegurándose de que cumpla con los
principios de la buena organización, funcionalidad y adecuada departamentalización.
c) Políticas y prácticas. Hacer un estudio para averiguar qué acción debe emprenderse, si es
necesario, para mejorar la efectividad de las políticas y las prácticas.
d) Reglamentos. Determinar si la empresa cumple cabalmente con las leyes locales, estatales y
federales.
e) Sistemas y procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos en busca de posibles
defectos o irregularidades en sus elementos, e identificar métodos para su mejoramientoF) Métodos de control. Determinar si los métodos de control son adecuados y efectivos.
g) Mechas de operación. Evaluar las operaciones, para precisar qué se necesita para contar con
controles más precisos, una mejor comunicación y coordinación, y resultados más satisfactorios.
h) Recurso humano. Estudiar las demandas generales del personal, y su aplicación en el trabajo
del área estudiada.
i) Instalaciones y equipo. Determinar si pueden hacerse mejoras en las instalaciones y un mayor o
mejor uso de equipo moderno.
En la segunda etapa, de evaluación... Leonard dice que para poder hacer un buen análisis se
necesita contar con un buen nivel de conocimientos y experiencia, y mientras mayor sea la
capacidad del auditor, mayor será el valor de sus resultados. En esta etapa identifica el proceso y
los factores de evaluación, a saber:
•
Panorama económico.•
Adecuación de la estructura organizacional,•
Cumplimiento de las políticas y procedimientos.•
Exactitud y confiabilidad de los controles.•
Adecuación de los métodos de seguridad.•
Causas de las variaciones.•
Uso adecuado del recurso humano y del equipo.•
Lo satisfactorio de los métodos de operación.4
Asimismo, señala el método con carácter científico, de análisis, interpretación y síntesis, a saber:
l. Estudio de los elementos.
2. Diagnóstico detallado.
3. Determinación de las relaciones y el propósito.
4. Búsqueda de deficiencias.
5. Balance analítico.
5. Pruebas de efectividad.
7. Búsqueda de problemas.
8. Identificación de soluciones.
9. Determinación de alternativas.
10. Búsqueda de métodos de mejoramiento.
En la tercera etapa, la de presentación, Leonard afirma que la preparación cuidadosa del informe,
con todos los aspectos y recomendaciones, corona el trabajo del auditor. Los descubrimientos se
presentarán siempre en orden de importancia, siempre se tendrá presente a quién se enviará el
informe y cómo se presentará el mismo, sin olvidar que parte de la información se presentará
oralmente, pero que la mayor parte será por escrito.
Para esta etapa propone tres fases:
•
Discusión oral sobre aspectos importantes.•
Redacción del informe COn los descubrimientos y recomendaciones.•
•
Revisión de las instalaciones.•
Apoyo en el diseño de formas y procedimientos.•
Terminación de cualquier asunto pendiente.•
MODELO DE JOHN w BUCKLEY
Buckloy, autor y maestro de la Universidad de California en Los Ángeles, nos presenta su
propuesta en un trabajo titulado "Cómo enfrentarse a la auditoría administrativa".';
Según Buckley, "el objetivo de la AA es apreciar la organización, las técnicas y los resultados
administrativos con miras a mejorarlos".
Su modelo distingue dos formas o sistemas para llevar a cabo la AA: el ad hoc y el ex natura
rerum.
El primero se propone para un propósito especial, donde el problema ha sido previamente
identificado, y el equipo de auditoría propone un programa especial para resolverlo. El segundo se
usa para llevar a cabo la AA como una práctica natural y regular de la administración de la
empresa. Es decir, sin existir problema previamente definido, la auditoría se lleva a cabo
periódicamente.
Las fases del modelo son las siguientes:
l. Identificación del criterio de la gerencia. Permite que el auditor parta de los objetivos y planes de
la gerencia, relacionados con la calidad de la administración, la calidad de los empleados, las
políticas y los procedimientos adecuados, etcétera.
2. Preparación para la AA. Esta fase se subdivide en:
a) Introducción al medio. En esta etapa el auditor estudia físicamente la situación y conoce al
personal de la empresa que se verá involucrado en la auditoría.
b) Relación de los criterios establecidos para la AA con la situación particular de que se trate. ¿Son
váidos los criterios de la administració estandarizada para evaluar las circunstancias particulares
de esta empresa?'
c) Confirmació del alcance del compromiso. La AA es un acto de cooperació, por tanto hay que
dejar en claro cuá es el papel que cada quien juega para el éito de la misma.
3. Efectuar el estudio administració, Esta fase la divide en dos:
a) Seleccionar la ténica para el estudio, la cual puede ser en forma de cuestionario o en forma de
memorádum.
b) Evaluar el estudio administrativo. El propóito serámedir la efectividad general de la unidad
auditada y descubrir probables áeas con problemas.
4. Efectuar la AA afondo. Los problemas importantes que se observaron durante el estudio
administrativo son investigados a detalle y resueltos en esta fase.
5. Informe sobre la AA. Esta fase la divide en dos etapas:
a) Informe sobre el estudio administrativo. Esto se hace con base en informes preforma, donde el
auditor se concreta a señlar las categorís que corresponden má a la realidad percibida.
MODELO DE ROBERT J. THIERAUF
Segú Thierauf, el objetivo de la AA. es evaluar la capacidad de los administradores para
administrar, partiendo del cumplimiento de los objetivos organizacionales, de su planeació,
organizació, direcció y control."
El modelo tiene una marcada influencia de la auditorí contable, lo cual se percibe en la
certificació, que Thierauf propone que se haga al final del informe, tal y como lo acostumbran los
auditores contables.
En téminos generales, plantea los siguientes pasos:
1. Obtenció de datos por medio de entrevistas. Esta fase sirve como planeació de la auditorí,
debe escogerse bien a los gerentes que habrá de entrevistarse, se determina el propóito de la
AA, pero no se hacen recomendaciones en este momento.
2. Medició del desempeñ del trabajo mediante el cuestionario de auditorí administrativa: Si
todas las respuestas al cuestionario son afirmativas, entonces las operaciones son tal y corno se
desean, pero si hay respuestas negativas, entonces es señl de que hay dificultades y étas
deberá ser aclaradas por escrito.
3. Presentació de las recomendaciones en pro del mejoramiento. Esta presentació se hace ante
los miembros del equipo del gerente general. Primero se discuten las recomendaciones que son
soluciones factibles y que será aceptadas fáilmente; habráque tener soluciones opcionales,
especialmente para aquellas recomendaciones que se esperan difíiles de aceptar.
4. Preparació del informe ele auditorí administrativa La extensió del informe puede variar, pero
de cualquier forma deberácontener aspectos corno el propóito y alcance de la auditorí, la
capacidad de la administració, los téminos explíitos del compromiso y las recomendaciones de
la auditoría.
Lo má importante del modelo de Thierauf es el cuestionario en que sustenta su auditorí. Éte,
estádividido de acuerdo con las diferentes áeas funcionales de la empresa; a su vez estas
secciones está divididas en partes que abarcan aspectos especíicos. Los renglones que se
evalún con respecto a esas partes son: planeació, estructura organizacional, direcció,
liderazgo, comunicació y control, a saber:
Componentes del cuestionario de AA, segú Thierauf
l. Planeació de la empresa:
•
Visión general y objetivos.•
Planes.•
Estrategias y programas.•
Políicas, procedimientos y normas.lI. Contabilidad y finanzas:
•
Visión general contable y financiera.•
Contabilidad.•
•
Visió general de mercadotecnia.•
Ventas.•
Investigació de mercados.•
Publicidad.•
•
Visión general de investigació y desarrollo e ingenierí:•
Investigación y desarrollo.•
•
Visió general de producción.•
Planificación de la producción.•
Producción.•
Inventario.•
Compras.VI. Personal:
•
Visión general de personal.•
Planificación de mano de obra.•
•
Estructura del trabajo.•
Estructura informal.•
•
Controles del departamento de computadoras.•
Controles programados de entrada y salida.•Controles interactivos y de seguridad.VIII. Sistema de informació:
VII. Ambiente de trabajo y elemento humano:
V. Producción:
IV. Investigación y desarrollo e ingeniería:
III. Mercadotecnia:
En la cuarta etapa, de seguimiento, Leonard nos dice que su objetivo principal es completar
cualquier asunto pendiente, que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya
hecho nada. Considera importante que exista una persona encargada y con la autoridad suficiente
para hacer que se implementen las recomendaciones.
Esta etapa se lleva a cabo con actividades tales como:
Presentación del informe final.
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