El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa dispone para un uso específico como es el pago de gastos menores o de urgencias.
En las empresas se asigna, por lo general, el fondo fijo a una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del mismo.
En resumen, se puede decir que el fondo fijo se inicia cuando a una persona se le asigna esa actividad y le entregan una cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo y por las necesidades de la empresa posiblemente debe ser ampliado, reducido o cancelado.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
En una empresa se puede crear un fondo fijo, que es lo más común, o varios según las necesidades. Supongamos que una empresa por su dimensión y sus operaciones necesita crear varios fondos fijos de caja y asigna una cantidad a una persona en cada uno de los departamentos de Administración, Ventas y Producción.
El fondo fijo de caja siempre debe presentar una cantidad fija, es decir, físicamente debe sumar en dinero o en comprobantes el total de lo asignado para dicho fondo.
De hecho, en el fondo fijo sólo debe canjearse dinero en efectivo por comprobantes de gastos.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.
Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
| FONDO FIJO DE CAJA | 80.000 | |
| BANCOS | 80.000 |
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.
11.3 REGISTRO CONTABLE DE LOS REEMBOLSOS
Por la Constitución del fondo:
Cierto almacen en fecha 1º de marzo de 2008 entrega a su empleada Srta. Norma la suma de $1.000 para que maneje como caja chica y cubra algunos gastos menores. Para esto gira el cheque Nro. 85 del Banco Nacional de México.
El asiento inicial que se realiza es:
01-03-08 | -- 1 -- | ||
Caja Chica | 1.000.00 | ||
Bancos Banco Nacional de México | 1.000.00 | ||
Registro por la apertura de caja chica bajo la responsabilidad del Srta. Norma |
Por la reposición:
En fecha 15 de marzo de 2008 la responsable de caja chica presenta la siguiente relación para su correspondiente reembolso, por el que se emite el cheque Nº 757 del Banco Nacional de México.
RELACION DE GASTOS DE CAJA CHICA
DEL 1º AL 15 DE MARZO DE 2008
FECHA | Nro. FACT. O REC. | DETALLE | IMPORTE | CREDI-TO FISC. | GASTO NETO | CODIGO DE CUENTA |
4/03/2006 6/03/2006 7/03/2006 7/03/2006 7/03/2006 8/03/2006 8/03/2006 8/03/2006 9/03/2006 9/03/2006 9/03/2006 | Fac.987 Rec.101 Rec.102 Fac.1152 Fac.0452 Fac.1230 Fac.2142 Fac.2452 Rec.103 Rec.104 Rec.105 | Por compra material escritorio Por pasajes taxi Por donación Envió de correspondencia Compra de Azúcar 1 Envió de correspondencia Flete por compra de mercad. Arreglo de vehículo Por compra de periódicos Por compra de pan, semana Donaciones del día TOTALES | 100.00 50.00 30.00 15.00 90.00 40.00 150.00 120.00 20.00 30.00 50.00 695.00 | 13.00 -0- -0- 1.95 11.70 5.20 19.50 15.60 -0- -0- -0- 66.95 | 87.00 50.00 30.00 13.05 78.30 34.80 130.50 104.40 20.00 30.00 50.00 628.05 | Material de escrit. Transp.de persona Donaciones y obs. Correspondencias Serv. De te y refri. Correspondencias Fletes s/compras Mantenimiento V. Periódicos Serv.de té y refri. Donaciones |
Total Fondo Fijo 1.000.00
Total Gastos Efectuados 695.00
SALDO A LA FECHA 305.00
.................................... ................................
Srta. Norma Vo.Bo.
Responsable Caja Chica
15/03/06 | -- 2 -- | ||
Gastos de Administración Material de Escritorio Transporte de personal Donaciones y obsequios Correspondencias Servicio de té Fletes sobre compras Mantenimiento de vehículos Periódico IVA acreditable | 87.00 50.00 80.00 47.85 108.30 130.50 104.40 20.00 66.95 | ||
Bancos Banco Nacional de México | 695.00 | ||
Reg./ Por reposición de los gastos efectuados según rendición Nº... |
En el supuesto caso de que la rendición fuera al cierre de gestión y no exista el reembolso, se corre el siguiente asiento:
15/03/06 | -- 2 -- | ||
Gastos de Administración Material de Escritorio Transporte de personal Donaciones y obsequios Correspondencias Servicio de té Fletes sobre compras Mantenimiento de vehículos Periódico Iva acreditable | 87.00 50.00 80.00 47.85 108.30 130.50 104.40 20.00 66.95 | ||
Caja Chica | 695.00 | ||
Reg./ Por los gastos efectuados según rendición Nº... |
Cuando se trata de cierre de gestión el saldo existente en poder del custodio o encargado de caja chica se debe depositar a la cuenta corriente bancaria de la empresa o hacer el ingreso a cuenta caja entregando el efectivo al responsable de la Caja General o de la Caja Mayor.
En el caso del ejemplo se deben efectuar el siguiente registro o con depósito al Banco.
15/03/06 | -- x -- | ||
Bancos Banco Nacional de México | 305.00 | ||
Caja Chica | 305.00 | ||
Reg./ Por el depósito del saldo existente en caja chica por el custodio Srta. Nora Girón. |
CAJA CHICA
1.000.00 | 695.00 305.00 | ||
1.000.00 | 1.000.00 |
tenemos un problema en mi trabajo,en el arqueo general o cierre mensual de ingresos nos suman el fondo fijo (cada mes)y yo tengo entendido debe ir por separado,mucho menos cada mes pq esta en el gasto no esta disponible....es un error considerarlo dentro del ingreso??
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